L’ancienne technologie de l’information dans la fonction publique

L’expression « ancienne technologie de l’information » désigne les logiciels et le matériel obsolètes qui ne sont plus pris en charge par leur fabricant. Les anciens systèmes de technologie de I’information (TI) jouent encore aujourd’hui un rôle important dans les activités quotidiennes à la fonction publique fédérale. Ces systèmes posent de nombreux problèmes, comme des vulnérabilités en matière de sécurité, des problèmes d’obsolescence et des coûts croissants, dont certains peuvent entraîner des pannes de système s’ils ne sont pas résolus rapidement.

Pourquoi devons-nous agir en ce qui concerne l’ancienne TI?

• Évolution non gérée : Il est souvent impossible d’améliorer ou de réduire la capacité des anciens systèmes. En conséquence, ceux-ci sont souvent surchargés ou encore sous-exploités. Lorsqu’un ancien système accueille plus d’utilisatrices et d’utilisateurs qu’il ne peut en supporter, il devient surchargé et manque de temps de traitement, de vitesse de réseau ou d’espace de stockage. Lorsqu’un ancien système a la capacité d’accueillir plus d’utilisatrices et d’utilisateurs que nécessaire, il est sous-exploité.
• Défenses abandonnées : Aucun système de TI n’est créé uniquement à l’aide d’une technologie interne. Les langages de programmation, les systèmes d’exploitation et même le matériel physique doivent être acquis en dehors de la fonction publique. Le cycle de vie de chaque produit comprend une date de fin. Une fois cette date passée, les entreprises cessent généralement la prise en charge du produit, ce qui comprend la résolution des problèmes de sécurité et la correction des bogues.
• Modèles de coûts gelés : À mesure que la technologie progresse, les ressources informatiques deviennent plus puissantes, plus efficaces et moins coûteuses. Par exemple, on paie les services d’infonuagique en fonction de l’utilisation qu’on en fait. C’est beaucoup plus rentable que les serveurs traditionnels qui fonctionnent en tout temps. Malheureusement, les anciens systèmes de TI doivent être restructurés pour tirer parti de l’infonuagique. La migration d’anciens systèmes non modifiés vers un fournisseur de services infonuagiques peut parfois coûter encore plus cher que d’héberger les systèmes soi-même.

D’où vient l’ancienne TI?

Dans les grandes organisations établies de longue date, comme les gouvernements, les systèmes logiciels qui ont la durée de vie la plus longue ont tendance à jouer un rôle essentiel dans les activités fondamentales de l’organisation. Comme ils existent depuis très longtemps, ces systèmes ont accumulé des caractéristiques qui les rendent encore plus essentiels et donc plus difficiles à remplacer.

• Traditions organisationnelles : Les anciens systèmes de TI accumulent des fonctions dont l’origine et les justifications se perdent en raison de la rotation du personnel. Par exemple, un changement de politique ou une demande de la direction peut amener l’équipe de développement à apporter des modifications (souvent des solutions de contournement) au système de TI concerné. Au fil du temps, ces fonctions deviennent partie intégrante de « la façon dont ça se passe » dans une organisation, et le personnel est incapable de distinguer le nécessaire de l’accessoire.
• Expertise menacée : À mesure que le temps passe, les spécialistes qui utilisent une technologie donnée évoluent également. Qu’ils et elles prennent leur retraite ou se lancent dans une nouvelle activité, le bassin de personnes possédant des connaissances et de l’expérience en ce qui concerne une technologie établie diminue généralement.
• « Si ça fonctionne... » : Les mesures du rendement des gestionnaires de services de TI sont souvent liées à la stabilité et à la disponibilité de leurs services. Par conséquent, on a tendance à se concentrer sur le maintien de l’état actuel d’un service. Les efforts visant à mettre à jour la plateforme sont perçus comme un risque plutôt que comme un investissement. Si l’on ajoute les priorités concurrentes et les contraintes en matière de ressources, tout investissement à long terme passera au second plan.

Ce qu’il ne faut pas faire avec les anciens systèmes de TI 

Les leaders du domaine technologique devraient désormais bien connaître la nature des anciens systèmes de TI. Une ou un technologue chevronné aura vu suffisamment d’intégrations et de migrations de systèmes pour grimacer à l’idée d’en faire une. Les réactions instinctives courantes suivantes face aux anciennes technologies ne sont pas recommandées. 

• Tout raser et recommencer à zéro. Comprendre le fonctionnement interne d’un ancien système peut sembler intimidant, et l’une des réactions les plus courantes consiste à vouloir repartir de zéro. Cela n’est pas recommandé pour deux raisons. Premièrement, l’ancien système devra être tenu à jour pendant que le système de remplacement est en cours de conception, ce qui exige une multiplication des efforts. Deuxièmement, une fois que l’ancien système est mis de côté, certaines des exigences fonctionnelles non exprimées qui sont codées dans celui-ci peuvent être perdues.
• Soulever et déplacer. Lorsqu’ils proposent une nouvelle plateforme ou un nouveau modèle, les fournisseurs proposent souvent un mécanisme permettant d’exécuter des technologies plus anciennes dans la plateforme ou le modèle le plus récent, généralement au moyen de la virtualisation ou de l’émulation. Faites preuve d’une grande prudence lorsque vous examinez ces options, car le mécanisme de compatibilité peut souvent effacer les avantages de la nouvelle plateforme.
   Cela implique souvent de transférer une application traditionnelle vers le nuage. Pour ce faire, vous devrez acheter une machine virtuelle pour remplacer le matériel physique utilisé pour héberger l’application. Faire fonctionner une machine virtuelle en tout temps peut coûter beaucoup plus cher que le matériel d’origine.
• Le mettre dans une boîte en verre. En raison des risques de sécurité liés au maintien en ligne d’un ancien système, il peut être tentant de le déplacer vers un réseau isolé et de fournir un accès à distance. Cela n’est pas recommandé. Si vous isolez le service du travail de migration, l’expertise et les exigences fonctionnelles se perdront probablement au fil du temps. Cela augmentera également le coût ultérieur de la migration et détériorera simultanément l’expérience des utilisatrices et des utilisateurs lors de l’accès au service.

Ce que vous pouvez faire 

La gestion des anciens systèmes de TI peut constituer un véritable défi. Les personnes chargées de la migration à partir de ces systèmes sont rarement celles qui les ont initialement mis en œuvre. Voici quelques mesures concrètes que les organisations peuvent prendre pour maîtriser leur ancienne TI. 

• Déterminez la qualité. Des outils tels que les racleurs d’écran, l’automatisation du navigateur et l’automatisation robotisée des processus peuvent servir à automatiser l’exécution des tâches. C’est comme si vous aviez un robot qui vous aide à vérifier si un système informatique fonctionne toujours comme il le devrait et à comprendre comment il fonctionne.
   Votre équipe d’assurance de la qualité peut appeler cette procédure « essais automatisés du système ». C’est une méthode qu’on emploie généralement lors de la création de logiciels en interne, mais on peut également l’employer avec des systèmes informatiques plus anciens. Ne vous inquiétez pas si vous ne parvenez pas à comprendre chaque détail dès le départ. Commencez par examiner les éléments de base, comme allumer et éteindre le système, avant de vous pencher sur des éléments plus précis. Ces opérations sont comme des contrôles réguliers de votre système informatique qui visent à assurer son bon fonctionnement.
   Si votre ancien système est composé de sous-systèmes auxquels vous avez accès, comme un serveur de base de données, pensez à effectuer un autre ensemble de vérifications automatiques, que les équipes d’assurance de la qualité appellent « essais d’intégration ». Ces vérifications peuvent permettre de confirmer si toutes les parties internes de votre système fonctionnent correctement. Elles peuvent également aider à dresser une liste claire de ce que fait concrètement l’ancien système; la liste pourrait différer de ce que pensent les personnes qui l’utilisent ou qui l’entretiennent.
• Facilitez l’acceptation de l’éléphant dans la pièce. L’ancienne technologie fait partie de la dette technique, c’est-à-dire le coût accumulé du report de l’investissement total dans la réparation ou la refonte d’un système de TI. La dette technique ne figure pas dans les bilans d’une organisation et peut être difficile à mettre en lumière. Souvent, la manière la plus attrayante d’aborder l’ancienne TI est de la considérer sous l’angle de la gestion des risques.
• Pas de demi-mesure. Remédier aux anciens systèmes doit être traité comme un projet et non comme une simple tâche secondaire. Des ressources doivent être officiellement affectées à la tâche et il faut établir des paramètres et des objectifs. Les imprévus sont fréquents au cours des projets de migration à partir de l’ancienne TI. Il est donc important de prévoir de la souplesse en matière de temps et de ressources.

Comment vous pouvez le faire

Lorsque vient le temps de migrer à partir d’un ancien système, de nombreuses technologies et techniques de planification peuvent faciliter le processus. 

• Demandez de l’aide. Votre organisation n’est pas la seule à devoir composer avec des systèmes désuets. Communiquez avec d’autres organisations qui ont su remplacer les mêmes systèmes, ou des systèmes similaires, et posez des questions à vos homologues. Ces conversations peuvent parfois être inconfortables, alors rassurez-les en leur disant que vous ne porterez pas de jugement en ce qui concerne leur expérience. 
• Enveloppez-le avec une norme. Souvent, les systèmes qui dépassent la fin de leur durée de vie sont remplacés par des systèmes qui mettent en œuvre une sorte de norme d’interopérabilité. Si vous avez accès à l’intérieur de votre ancien système, il existe des possibilités de faciliter la transition à partir de celui-ci. Vous pouvez le faire en achetant ou en créant une enveloppe qui vous permet d’accéder à l’ancien système normalement pendant la migration. Une enveloppe est un logiciel qui permet de se connecter à un service ancien ou non normalisé à l’aide d’un protocole normalisé, comme le module complémentaire HDMI que vous pouvez acheter pour connecter votre ancienne console de jeux vidéo Nintendo à un téléviseur intelligent haute définition. Si votre migration implique le transfert de contenu à partir d’un ancien système, assurez-vous qu’il est dans un format normalisé et qu’il peut être utilisé sans l’ancien système.  
• Brisez le monolithe. Les systèmes utilisés depuis longtemps ont tendance à devenir énormes, et migrer à partir de ceux-ci constitue souvent un pas trop important pour qu’on l’effectue d’un seul coup. Cependant, il existe de nombreuses façons de diviser le système en « parties » distinctes. L’option la plus simple consiste à diviser la migration par unité organisationnelle, en faisant migrer des équipes une par une. Une autre option consiste à diviser la migration par période, pour l’effectuer dans un certain ordre. Tout d’abord, vous supprimez l’ancien contenu. Ensuite, vous gelez l’ancien système lorsque vous faites passer les utilisatrices et les utilisateurs vers le nouveau système. Enfin, vous déplacez les fichiers actifs de l’ancien système vers le nouveau système avant de désactiver l’ancien système.  
  
  L’option la plus ambitieuse et qui présente le moins d’obstacles consiste à diviser la migration par « couche ». Les systèmes logiciels sont généralement divisés en couches, chacune s’occupant d’une tâche particulière. Si votre solution existante comporte des composants distincts dont les interactions sont bien définies, vous pouvez remplacer les couches une par une. Vos utilisatrices et utilisateurs ne subiront aucune incidence tant que vous n’aurez pas modifié leur interface. 
   
  Lorsque vous divisez une migration en plusieurs parties, vous devez vous assurer que lesdites parties ne dépendent pas les unes des autres dans le cadre du travail. Par exemple, vous ne pouvez pas diviser votre migration en périodes si vos liens de contenu actuels seront bientôt supprimés. 

Comment prendre les devants par rapport aux systèmes désuets 

Ouf! Les systèmes de TI désuets représentent un enjeu énorme et complexe, et nous devrions éviter de les accumuler. La clé est de les cerner et de les maîtriser avant qu’ils ne soient plus pris en charge. Vous trouverez ci-dessous quelques façons d’y parvenir. 

• Effectuez des contrôles réguliers. Examinez régulièrement les systèmes que vous utilisez et déterminez leur calendrier de prise en charge. Pour les solutions à code source ouvert, internes ou personnalisées, regardez au-delà de la première couche. De quoi dépend la solution et qui la prend en charge? Votre équipe de TI disposera d’une pratique appelée gestion de portefeuille d’applications. Celle-ci s’accompagne des outils nécessaires pour effectuer des contrôles.
  
  Les solutions de type logiciel-service ont tendance à avoir de courts calendriers de prise en charge. Lorsque les fournisseurs mettent fin à la prise en charge d’un produit, cette fin survient généralement très rapidement, avec un préavis tardif. 
• Élargissez votre vision. Ajoutez des mesures relatives à la maintenance à la manière dont vous créez des rapports sur le rendement de vos solutions. Des mesures telles que « nombre de jours depuis la dernière mise à niveau prise en charge » et « nombre de jours restants jusqu’à (ou depuis) la fin de la prise en charge » sont tout aussi importantes que la disponibilité et le temps de réponse du système. 
• Pensez toujours à l’avenir. Si votre secteur d’activité dépend d’une solution technologique (et soyons réalistes, nous sommes toutes et tous dans cette situation), vous devriez avoir une idée de ce que l’avenir réserve. Faites preuve de curiosité. Communiquez avec vos collègues du domaine des TI et entamez une conversation. 
• Réévaluez l’adéquation du système pour les utilisatrices et les utilisateurs. Une fois qu’un système de TI est créé, il est souvent considéré comme complet. Cependant, à mesure que les pratiques et exigences opérationnelles évoluent, le système peut ne plus répondre aux besoins des utilisatrices et des utilisateurs. Cela se manifeste généralement lorsque ces personnes exportent des informations vers une feuille de calcul Excel pour y effectuer un travail manuel. Communiquez avec les personnes qui se servent de l’ancien système de TI pour réévaluer l’adéquation du système à leurs besoins. 

Pour conclure, voici quelques pistes de réflexion 

• Quelle est la technologie la plus ancienne que vous utilisez régulièrement? 
• De qui dépendez-vous pour tenir à jour vos outils de travail? 
• Quel nouvel outil votre organisation adopte-t-elle et comment allez-vous adapter votre travail en conséquence?  

Cours 

• Cours | Les bonnes pratiques pour la transformation numérique (DDN214) 
• Cours | Réflexions sur la transformation numérique : fonctions des ressources humaines et du développement des talents (DDN241) 
• Cours | Susciter le changement : guide des bonnes pratiques de transformation numérique (DDN238) 
• Cours | Favoriser la collaboration métier-informatique et l’alignement stratégique (DDN105) 
• Cours | Découvrez le nuage du GC (DDN104) 

Ressources  

• Livre | Kill It With Fire de Marianne Bellotti (en anglais seulement) 
• Article | Legacy System Modernization: How to Transform the Enterprise (en anglais seulement) 
• Article | Comment mener à bien la transformation des systèmes d’information?