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Agile - étape par étape

Épisode 9

Lors d'une des dernières épisodes, nous avons abordé limportance de concevoir avec les utilisateurs. C’est une norme numérique fondamentale du gouvernement du Canada. Quoi de mieux que de placer les utilisateurs au centre de nos efforts pour améliorer nos façons de faire et nos offres de services?

Et pourquoi ne pas faire tout cela en adoptant la méthode agile? Génial, non? Mais… que signifie le mot « agile »?

Transcription

Qu'est ce qu'une entreprise agile?

0:07 Qu’est ce qu’une entreprise agile ? Avant de répondre à cette question, il est essentiel

0:11 de partager une même définition du terme “agile” utilisé dans le contexte de cette formation.

0:22 On pourrait résumer l’état d’esprit agile aux termes de “confiance” et “remise

L'état d'esprit agile

0:27 en question permanente”.

0:28 La confiance étant le prérequis indispensable à une collaboration pleine et entière, qui

0:34 est elle même indispensable pour faire face à la complexité.

0:38 Même chose pour la remise en question permanente qui est indispensable pour faire face à un

0:43 monde qui change sans cesse.

0:45 “Rien n’est permanent sauf le changement” comme disait Hécaclite. Après tout,

0:51 mieux vaut opérer ou vivre des petits changements réguliers, indolores, améliorant sensiblement

0:57 les choses que de gros changements rares et risqués.

L'entreprise agile, un changement de paradigm

1:06 Maintenant, revenons à la question : Qu’est ce qu’une entreprise agile ? De grands cabinets

1:11 de conseil se sont penchés sur la question, et voici la définition proposée par Deloitte

1:15 : “L’entreprise agile est une entreprise qui apporte des solutions concrètes et personnalisées

1:21 à ses clients, qui coopère pour améliorer sa compétitivité, qui s’organise pour

1:27 maîtriser le changement et l’incertitude, et enfin qui se nourrit de la richesse de

1:32 ses collaborateurs et de son patrimoine informationnel.”

1:35 Adopter cette façon de travailler et aller vers un fonctionnement agile revient à changer

1:41 sa façon de raisonner, c’est un véritable séisme intellectuel, un changement de paradigme.

1:46 Qui implique d’abandonner des repères, parfois ancrés depuis des années voire des

1:50 décennies.

1:51 Donc de lâcher prise finalement.

1:53 Puis de s'approprier de nouveaux repères.

1:56 Adopter l’agilité est une véritable aventure, une aventure qui peut être sécurisée par

2:02 l’accompagnement de personnes ayant déjà fait le voyage.

2:11 Adopter ces changements n’est pas quelque chose qu’on peut imposer car ça touche à l’humain.

L'entreprise agile, une histoire humaine

2:17 Et même avec le meilleur plan du monde, si la culture de l’organisation n’est pas

2:20 en phase, il avortera.

2:23 De plus, on ne peut pas changer les personnes directement, on peut seulement jouer sur l’environnement.

2:28 Bref, on est face à un énorme challenge : faire évoluer la culture et la façon de penser

2:35 Une autre façon de le formuler, c’est de se dire que si on se contente d’adopter

L'entreprise agile, une aventure humaine

2:40 des méthodes, pratiques et des outils agiles, on changera sans doute notre façon de travailler, certes.

2:47 Mais réaliser une transformation revient surtout à changer notre façon d’être

2:51 pour penser différemment.

En résumé :

  1. Obtiens de la rétroaction tôt et fréquemment.
  2. Ajuste-toi en cours de route.
  3. Sache quand quelque chose est assez bon.
  4. Lance le produit, obtiens une rétroaction, puis itère à nouveau, répète l’opération et mets ton produit à jour. C’est une histoire sans fin.

Rencontrez Todd Scanlan

Todd Scanlan, Coach agile, Académie du numérique, nous explique pourquoi cette approche Agile nous concerne tous.

@toddscanlan

Les Canadiens s’attendent à recevoir des produits et des services intuitifs, conviviaux et adaptés à leurs besoins en constante évolution. En tant que fonctionnaires, nous devons aussi changer notre façon de travailler pour mieux nous adapter et mettre davantage l’accent sur le service et sur la clientèle, peu importe le domaine dans lequel nous travaillons.

Pour ce faire, nos dirigeants et l’équipe de gestion doivent adopter une attitude moins dominante et délaisser le modèle de microgestion. Ils doivent se percevoir comme des catalyseurs qui mettent en place les conditions permettant aux individus et aux équipes d’apprendre et de s’améliorer. Ils y parviendront en :

  • créant un environnement de sécurité psychologique, de confiance et de franchise ou d’ouverture;
  • soutenant l’incertitude par l’expérimentation;
  • fixant des priorités et des normes élevées concernant « le travail à effectuer »;
  • démontrant de l’ouverture aux suggestions des employés sur leur façon privilégiée de collaborer.

On peut vous poser quelques questions, Todd ?

Q1 : Comment pouvons-nous intégrer les approches de la méthode agile, individuellement et au sein de notre équipe?

Individuellement, vous pouvez commencer par adopter et concevoir un tableau de kanban personnel pour vous aider à gérer votre travail. Kanban est un terme d’origine japonaise qui signifie « signal visuel ».

Un kanban est conçu pour aider un individu ou une équipe à prioriser le travail, à maximiser son efficacité et à éliminer les contraintes afin que le travail soit accompli plus rapidement et qu’il soit de meilleure qualité. Regardez cette vidéo d’une minute qui pourrait changer votre vie :

Transcription

00:02 [Applaudissements]

00:03 [Musique]

00:11 2

00:13 bonjour à tous aujourd'hui on se

00:15 retrouve pour discuter avec Annick qu’elle

00:17 nous présente finalement son Personnel

0:28 00:19 Kanban ». Moi, mon Personnel Kanban donc il y a cet

00:21 article est assez classique avec le « to-do »

00:23 l'encours et le fait la partie qui

00:26 m'a le plus aidé c'est en fait la

00:28 matrice de priorisation en gros l'idée

00:29 c'est de commencer à faire la liste par

00:31 faire la liste de tous les sujets que

00:33 j'ai à traiter et ensuite de pouvoir les

00:34 prioriser en fonction de l'importance et

00:36 l'urgence.

00:37 Donc moi ma problématique c'était que

00:39 j'ai toujours beaucoup de choses à faire

00:40 et j'ai tendance à tout vouloir faire parce

00:43 que je suis un peu perfectionniste

00:44 pourquoi ça m'a aidé le fait de pouvoir

00:45 déjà matérialisé tous les sujets et de

00:48 pouvoir les traiter en fonction de leur

00:49 importance et leur urgence – cette

00:51 matrice là donc ici c'est ce qui est

00:53 important et urgent donc c'est les

00:54 sujets que je vais traiter en priorité

00:56 ces sujets là que je vais mettre dans ma

00:57 « to-do » dans mon Personnel Kanban.

01:00 Une fois que j'ai traité tous les sujets qui

01:01 sont importants et urgents,

01:02 je vais pouvoir m'attaquer à ceux qui

01:04 sont peut-être un peu moins urgents ou

01:05 un peu moins important. Du coup, j’ai m'a

01:07 « to-do » qui est plus remplie avec 80

01:10 post-it et ça me fait des semaines

01:12 qui sont raisonnables en termes de

01:14 travail.

01:17 [Musique]

01:18 [Applaudissements]

Au sein de votre équipe, inscrivez tous vos projets et vos tâches d’équipe sur un mur pour mieux comprendre ce sur quoi travaillent vos collègues et révéler la contribution de tous. Cet exercice vous permettra de déceler les étapes qui entraînent des pertes de temps dans vos processus :

  • trop de travail en cours;
  • des travaux non planifiés;
  • des priorités contradictoires;
  • des habitudes inconnues et des engorgements

Puis, si possible, vous pouvez commencer à incorporer des boucles de rétroaction. La plupart des projets comportent un rapport sur les leçons apprises généralement rédigé à la fin de celui-ci. Pour être plus « agile », vous pourriez réfléchir sur le projet en cours afin d’en examiner le déroulement et de proposer des mesures pour améliorer le travail d’équipe et le fonctionnement de celle-ci.

Q2 : Je peux voir comment fonctionne la méthode agile dans le cadre de vastes projets de conception de logiciels, mais est-ce vraiment une approche viable pour tout le monde?

Absolument, tous les secteurs d’activité peuvent bénéficier d’une rétroaction tôt dans le processus afin de valider que vous êtes sur la bonne voie. Nos collègues du Service numérique canadien nous montrent l’exemple, comme vous pourrez l’entendre dans cette courte vidéo bilingue de 3 minutes.

Transcription

00:00 Selon moi, en quoi consiste une conception efficace?

00:03 La collaboration, d'abord et avant tout; puis, la confiance;

00:06 et troisièmement, l'ouverture.

00:09 Le design, c’est la conception de tout,

00:13 de tous les services qu’on offre aux Canadiens.

00:17 Tout l'aspect UX est super important.

00:21 Aller voir les clients,

00:24 tester nos produits,

00:27 et puis, faire des modifications et

00:29 le tester à nouveau avant de mettre les produits en ligne

00:34 ou n'importe quel type de produit finalement.

00:36 Dans notre contexte au Service numérique canadien,

00:39 nos utilisateurs vont du personnel de soutien qui

00:43 gère les services au personnel de première ligne

00:45 qui travaille dans les bureaux locaux,

00:47 dans les centres d'appels et qui est

00:49 en contact direct avec certains des points sensibles

00:51 et des défis concrets que les utilisateurs leur soumettent.

00:54 Et aussi, les utilisateurs, comme le public canadien.

00:57 Si on conçoit quelque chose, il faut que l’utilisateur puisse l'utiliser.

01:00 S'il ne peut pas l'utiliser, ce n’est pas la peine de le concevoir.

01:03 Comment? Parce que

01:05 ce sont eux qui nous approchent en général

01:06 parce qu'ils ont un problème et ils veulent le résoudre.

01:09 Lorsque vous travaillez avec des utilisateurs,

01:12 il ne s'agit pas seulement de leur demander ce qu'ils veulent.

01:15 Les tests d’utilisateurs et la recherche sur les utilisateurs, c’est vraiment

01:18 de s’asseoir, de remarquer ce qu’ils font,

01:20 leur façon d’interagir avec un service

01:21 ou avec quelque chose.

01:23 Il s’agit donc de vraiment tenir pleinement compte

01:25 de la façon dont ils utilisent quelque chose.

01:27 Creuser au plus profond d’eux-mêmes, leur poser des questions

01:29 continuer à creuser. « Pourquoi?

01:30 Pourquoi faites-vous cela? »

01:32 Cela nous permet vraiment de comprendre

01:34 quels sont leurs besoins.

01:36 Puis, il y a l’adage selon lequel

01:39 vous pouvez vouloir quelque chose, mais ce n’est pas

01:40 exactement ce dont vous avez besoin.C’est ce que nous sommes, nous concevons

01:42 selon les besoins des utilisateurs.

01:45 C’est sûr qu'il faut les consulter.

01:47 Une fois que nos produits sont faits,

01:48 il faut retourner, et puis leur demander

01:50 ce qu'ils en pensent, et il faut s'améliorer.

01:53 Il faut que ce soit vraiment à leur goût pour qu'ils apprennent mieux.

01:55 À partir de là, lorsque nous commençons

01:57 à concevoir, à créer les services,

01:59 nous voulons utiliser la recherche pour comparer

02:01 ce que nous avons conçu à ce dont les gens ont besoin,

02:03 et voir comment cela se mesure.

02:05 Nous le faisons encore, et encore, et encore.

02:07 Ainsi, la recherche ne se fait pas seulement

02:08 au début de la conception d’un produit,

02:10 mais à chaque étape.

02:13 Ainsi, quand on parle

02:15 de la façon dont la conception et la recherche forment un tout,

02:16 ce n’est pas seulement de commencer par la recherche

02:19 ou d’en faire un peu à la fin

02:20 pour voir vos résultats,

02:22 c'est de le faire à chaque étape du processus.

02:24 Il faut aussi tenir compte

02:26 des gens que vous approchez

02:27 et de leur façon de collaborer pour créer

02:31 un système qui fonctionne bien,

02:32 et que la façon dont vous les faites participer

02:35 semble volontaire et non coercitive.

02:37 Nous pensons donc à la protection de la vie privée,

02:38 mais aussi à la façon dont les données

02:41 que nous recueillons sur ces personnes

02:43 sont stockées et utilisées au fil du temps.

02:45 Nous réfléchissons à cela.

02:46 Il y a donc une variété de considérations éthiques

02:48 à intégrer dans toute bonne recherche.

02:50 Mais en fin de compte,

02:51 nous pensons que la recherche fait aussi partie de la construction

02:52 d’un système éthique en général.

Q3 : Comment créer une « charpente évolutive » ou « Walking Skeleton » non technologique?

Le but est de créer une tranche ou un élément de travail parfait qui peut évoluer au fil du temps à l’aide d’une rétroaction continue. En informatique, on appelle cela une "charpente évolutive"

Vous devez vous concentrer sur votre première itération et sur son potentiel d’apprentissage et de découverte.

Exemple : si vous écrivez un document de 100 pages, vous vous assurerez d’être sur la bonne voie en rédigeant progressivement, d’une manière rapide et adaptable (légère et jetable) en suivant ces étapes :

  1. La première itération est un aperçu des titres de tous les chapitres du document.
  2. La deuxième itération vise à définir tous les chapitres, les titres et les sous-titres, et ainsi de suite.

Ces étapes vous permettront d’offrir à l’utilisateur final le résultat escompté d’une manière qui nécessite peu d’efforts préalables et qui vous fera épargner du temps.

Q4 : Que devrions-nous absolument éviter ou changer dans notre façon habituelle de travailler?

Nous devons cesser de récompenser les résultats puisque les employés ont très peu de contrôle sur ceux-ci. Il faut commencer à récompenser les comportements, tels que : apprendre, expérimenter, collaborer, être un bon joueur d’équipe ou construire sur les idées des autres plutôt que les rejeter. Privilégier les « oui et » plutôt que les « oui, mais ». De bons comportements favoriseront des équipes très performantes.

La bonne nouvelle, c’est que certaines équipes du gouvernement du Canada y parviennent. Voici deux exemples:

Emploi et développement social Canada:

Notre équipe, le groupe de travail jeuness d'Emploi et développement social Canada (EDSC), fournit des ressources aux jeunes Canadiens pour qu’ils aient une carrière fructueuse et enrichissante. Nous procédons à la refonte de la page Web Jeunesse.gc.ca pour qu’elle soit axée sur les utilisateurs, en utilisant l'approche agile.
Notre équipe interdisciplinaire adopte la méthode agile Scrum. Tous nos services sont centrés sur la personne. Nous misons sur la créativité pour l’ensemble de nos activités de conception, que ce soit: pour les services, les interactions ou la conception d'expériences et d'interfaces. Nous travaillons progressivement vers la réalisation de notre vision globale, en dévoilant des éléments au fur et à mesure qu’ils sont prêts. En peu de temps,nos projets gagnent en valeur ajoutée pour les jeunes Canadiens.

Transport Canada:

Cette année, Transports Canada a lancé sa Feuille de route numérique - un plan pour " passer au numérique " en fournissant au personnel de TC les outils, nécessaires pour relever les défis d'une industrie du transport en évolution rapide. Chaque mois, nous présentons un thème différent du gouvernement numérique. En avril, nous nous concentrons sur Agile.
Bien que certaines équipes de TC utilisent déjà Agile dans leur travail, c'est un nouveau concept pour beaucoup. Au moyen d'activités, d'événements et d'occasions d'apprentissage, nous montrons au personnel de TC comment une approche Agile a un impact à l'échelle du gouvernement: l'approvisionnement, les RH, la législation et l'élaboration de politiques.
GCpedia est notre principal hub d’information. Allez visiter nos liens, dans les ressources externes en bas de cette page.


Q5 : Quels outils pourraient nous aider à mieux collaborer?

Les meilleurs outils sont ceux qui prônent la conversation en personne et ceux qui nous permettent de voir les participants. Tout ce dont vous aurez besoin, ce sont des papillons adhésifs (Post-it), du ruban de peintre et des feutres.

Gardez les choses simples et ramenez tout sur le plan humain. Si votre équipe travaille à distance, utilisez la technologie à votre disposition :

  • vidéoconférence, Skype Entreprise, WebEx ou Zoom;
  • clavardage en ligne (Slack ou GCmessage);
  • tableaux de kanban virtuels (Jira, Trello, VersionOne, TFS ou Wrike) ou pointez une caméra en tout temps sur le tableau de kanban de l’équipe.

Enfin, vous ne devenez pas Aaile, vous devenez plus agile!


Aprenez-en plus sur l'approche agile

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